良いプリンターを買ってオフィスの設備を充実させる

重要な役割

打ち合わせ出席者が分かりやすいように要点を書く

社内の会議室にはホワイトボードが設置されている会社が多いですが、会議の進行者はこれを巧みに使うことによって参加者から活発な意見を出す雰囲気を作ることが可能なのです。難しい議題を話し合う場合、参加者もなかなか案が出ずに発言が少なくて打ち合わせの場の雰囲気が膠着する時があります。そういった際にはホワイトボードで一旦過去に話したことの復習のような内容を書きだすことも悪くありません。この場合、要点だけでも簡潔に書けばいいでしょう。復習をすることにより、参加者の中には頭が整理されて新たな発想が出るものもあらわれるのです。前回までの打ち合わせ内容を各人が頭の中で思い出すよりも、ホワイトボードに書いて皆が共有することによってこういった効果も期待できます。

そのままコピーできるホワイトボードもあります

ホワイトボードは打ち合わせの場面で使用すると何かと便利です。出てきた意見を次々と書いていった場合、その場ではまとめられないこともありますので、一旦そのままの画面を残しておいて裏面を使うこともできるのです。また、画面をそのまま用紙にプリントアウトできるホワイトボードもありますので、何台かこういう機能の付いたホワイトボードを持っておくと打ち合わせがしやすくなります。また、カラー付きのタックメモのような紙切れを貼ったりはがしたりしながらホワイトボードを使っている会社もあります。タックメモはカラーも豊富にありますので、様々な意見を大まかに分類する際に色別に分けて書いて貼るなどすれば分かりやすいです。その意見を取り下げる際には外せばいいので簡単です。

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